L’attestation de domiciliation est le document par lequel une entreprise de domiciliation certifie qu’une société a fixé son siège dans ses locaux. Elle est délivrée après la signature du contrat de domiciliation, et c’est ce contrat que la société doit produire à l’appui de sa demande d’immatriculation (article R123-167 du Code de commerce). Le contrat est écrit, conclu pour trois mois au moins, et seule une entreprise agréée peut proposer ce service. Lorsque le siège est fixé au domicile du dirigeant, aucune attestation de domiciliation n’est nécessaire : un justificatif de domicile suffit.
À quoi sert l’attestation de domiciliation ?
Toute société qui demande son immatriculation doit justifier de la jouissance des locaux où elle installe son siège (article L123-11). Selon la situation, le justificatif est différent :
- la société loue ou achète un local : le bail ou le titre de propriété ;
- le siège est fixé au domicile du représentant légal : un justificatif de domicile de celui-ci, dans les conditions décrites dans notre article sur le siège social au domicile du dirigeant ;
- le siège est fixé dans des locaux occupés en commun avec d’autres entreprises, chez un domiciliataire : le contrat de domiciliation.
L’attestation de domiciliation, souvent appelée certificat de domiciliation, est remise par le domiciliataire en même temps que le contrat ou juste après. Elle mentionne en général la dénomination de la société, l’adresse du siège, la date de début du contrat et les références de l’agrément du domiciliataire, que le contrat doit lui-même indiquer. Elle sert à prouver l’adresse auprès de la banque lors du dépôt du capital, des fournisseurs et de l’administration. Pour le greffe, c’est le contrat qui fait foi.
Qui peut délivrer une attestation de domiciliation ?
Seule une entreprise de domiciliation préalablement agréée par l’autorité administrative peut domicilier des sociétés dans ses locaux (article L123-11-3). Le domiciliataire doit être lui-même immatriculé au registre du commerce et des sociétés pendant la durée de la domiciliation, et l’activité de domiciliation ne peut pas être exercée dans un local d’habitation principale ou à usage mixte professionnel et d’habitation (article L123-11-2).
Une attestation rédigée par un particulier ou par une société non agréée qui « héberge » une autre société ne remplit donc pas les conditions de la domiciliation commerciale. La situation est fréquente lorsqu’un associé ou une société du même groupe met un bureau à disposition. Elle doit être examinée avant l’immatriculation : la société qui s’installe dans des locaux occupés en commun avec une autre entreprise doit en principe produire un contrat conclu avec le propriétaire ou le titulaire du bail (article R123-167), et le bail principal peut interdire la sous-location ou le partage des locaux. Lorsque la société dispose d’un local qui lui est propre, une sous-location autorisée par le bailleur lui permet de justifier de sa jouissance.
Que contient le contrat de domiciliation ?
Le contrat de domiciliation est obligatoirement écrit. Il est conclu pour une durée d’au moins trois mois, renouvelable par tacite reconduction sauf préavis de résiliation (article R123-168). Il comporte des engagements des deux parties, fixés par le même texte.
Les obligations du domiciliataire
- mettre à disposition de la société domiciliée des locaux comportant une pièce propre à assurer la confidentialité, permettant la réunion régulière des organes de direction et la tenue, la conservation et la consultation des livres, registres et documents obligatoires ;
- détenir pour chaque société domiciliée un dossier contenant le domicile et les coordonnées téléphoniques de son représentant légal, les justificatifs de ses lieux d’activité et du lieu de conservation de ses documents comptables lorsqu’ils ne sont pas conservés chez lui ;
- informer le greffe de la fin du contrat, et lui signaler la société qui n’a pas relevé son courrier depuis trois mois ;
- transmettre chaque trimestre aux services fiscaux et aux organismes sociaux la liste des entreprises domiciliées, et communiquer aux commissaires de justice munis d’un titre exécutoire les renseignements permettant de joindre la société.
Les obligations de la société domiciliée
- utiliser effectivement et exclusivement les locaux comme siège ;
- informer le domiciliataire de toute modification de son activité ;
- lui déclarer tout changement de forme juridique, d’objet, ainsi que du nom et du domicile personnel des personnes ayant le pouvoir de l’engager ;
- lui donner mandat de recevoir en son nom toute notification.
Le prix, la réexpédition du courrier, l’accès à des bureaux ou à une salle de réunion et la durée de préavis relèvent du contrat. Avant de signer, il est utile de vérifier le préavis de résiliation et les frais facturés à la sortie : une domiciliation se termine presque toujours par un transfert de siège, qui suppose de disposer d’une nouvelle adresse au moment où le contrat prend fin.
Que se passe-t-il quand la domiciliation prend fin ?
Le domiciliataire informe le greffe de la fin du contrat. Si la société n’a pas transféré son siège, elle reste immatriculée à une adresse où elle ne dispose plus d’aucun local, ce qui expose la société à une procédure de radiation d’office, et à ce que les courriers et actes de procédure qui lui sont adressés ne lui parviennent plus.
Le transfert du siège est une modification des statuts : il est décidé par les associés ou, dans les limites prévues par la loi et les statuts, par le dirigeant, puis publié et déclaré au registre. Les étapes sont détaillées dans notre article sur le transfert du siège social. Exemple : une SAS domiciliée depuis deux ans chez une entreprise de domiciliation emménage dans un bureau loué. Le président décide le transfert si les statuts le lui permettent, la société signe son bail, publie une annonce légale et dépose sa demande de modification ; le contrat de domiciliation est résilié pour la date d’effet du transfert, en respectant le préavis prévu.
Peut-on domicilier une société chez soi sans attestation de domiciliation ?
Oui. Une société peut installer son siège au domicile de son représentant légal, sans contrat de domiciliation, sauf si une loi ou une clause du bail ou du règlement de copropriété l’interdit (article L123-11-1). Dans ce dernier cas, la domiciliation reste possible pendant cinq ans au plus à compter de la création, après information écrite du bailleur ou du syndic. Le justificatif à produire est alors un justificatif du domicile du dirigeant, et non une attestation de domiciliation.