Une société peut installer son siège au domicile de son représentant légal et y exercer son activité, sauf disposition législative ou clause contractuelle contraire, par exemple une clause du bail d’habitation ou du règlement de copropriété (article L123-11-1 du Code de commerce). Lorsqu’une telle interdiction existe, la domiciliation reste possible pendant cinq ans au plus à compter de la création, après information écrite du bailleur ou du syndic. La société peut aussi choisir une société de domiciliation ou un local qu’elle loue.
Justifier d’un siège pour s’immatriculer
Toute personne morale qui demande son immatriculation doit justifier de la jouissance du ou des locaux où elle installe son siège (article L123-11). Le justificatif dépend de la solution retenue : bail ou titre de propriété au nom de la société, contrat de domiciliation, ou, pour un siège au domicile du dirigeant, justificatif du domicile de celui-ci.
Le siège au domicile du dirigeant
Sans interdiction : aucune limite de durée
Lorsque aucune disposition législative ni aucune stipulation contractuelle ne s’y oppose, la société peut installer son siège au domicile de son représentant légal et y exercer une activité, sans limitation de durée (article L123-11-1). C’est la solution la plus simple pour une société de conseil, une holding ou une activité exercée en ligne.
Avec interdiction : cinq ans au plus
Un bail d’habitation, un règlement de copropriété ou le cahier des charges d’un lotissement peut interdire l’exercice d’une activité professionnelle dans les lieux. Le représentant légal peut alors y installer le siège pour une durée qui ne peut ni excéder cinq ans à compter de la création de la société, ni dépasser le terme légal, contractuel ou judiciaire de l’occupation des locaux (article L123-11-1). Il doit, avant de demander l’immatriculation ou la modification, notifier par écrit son intention au bailleur, au syndicat de la copropriété ou au représentant de l’ensemble immobilier.
Avant l’expiration de cette période, la société doit justifier au greffe de son changement de situation, sous peine de radiation d’office (même article). En pratique, elle transfère son siège dans un local loué ou chez un domiciliataire.
Ce que la domiciliation ne permet pas
La domiciliation au domicile du dirigeant n’entraîne ni changement de destination de l’immeuble, ni application du statut des baux commerciaux (article L123-11-1). Elle autorise la fixation du siège et l’activité qui peut normalement s’exercer dans un logement ; elle ne permet pas de recevoir de la clientèle ou d’installer des marchandises en méconnaissance du règlement de copropriété ou du bail.
La société de domiciliation
La société peut fixer son siège dans des locaux occupés en commun par plusieurs entreprises, auprès d’une entreprise de domiciliation agréée (article L123-11). Le contrat de domiciliation est écrit ; le domiciliataire met à disposition des locaux permettant une réunion régulière des organes de direction et la conservation des documents, et la société domiciliée s’engage à l’informer de tout changement. Le contrat est produit au greffe. Une domiciliation qui prend fin sans transfert du siège expose la société à une procédure de radiation d’office.
Le local loué ou acquis
Lorsque la société exerce son activité dans un local qu’elle loue, le siège peut y être fixé. Le bail commercial suppose une activité commerciale, industrielle ou artisanale exploitée dans les lieux ; le bail professionnel convient aux activités libérales. Une SCI propriétaire de l’immeuble peut le louer à la société d’exploitation : ce bail est alors souvent une convention réglementée (conventions réglementées).
Changer de siège
Le transfert du siège est une modification des statuts. Dans une SARL, le gérant peut décider un transfert sur le territoire français, sous réserve de ratification par les associés (article L223-18). Les étapes et pièces sont détaillées dans notre article sur le transfert de siège social.
Les précautions pratiques
- Identifier clairement la société sur la boîte aux lettres : un courrier du greffe retourné avec la mention « destinataire inconnu » peut déclencher une procédure de radiation d’office.
- Faire suivre le courrier en cas de déménagement du dirigeant, et transférer le siège dans le mois.
- Vérifier le bail et le règlement de copropriété avant de choisir le domicile, et conserver la notification écrite si elle est nécessaire.
- Anticiper l’échéance des cinq ans, et le départ du dirigeant dont le domicile abrite le siège.