Consultation écrite des associés : quand et comment l’utiliser ?

La consultation écrite permet aux associés de voter par écrit sur des résolutions qui leur sont adressées, sans se réunir. Dans une SARL, elle n’est possible que si les statuts la prévoient ; depuis la loi du 13 juin 2024, ils peuvent l’autoriser pour toutes les décisions ou certaines d’entre elles, ainsi que la décision par acte signé de tous les associés (article L223-27 du Code de commerce). Pour l’approbation des comptes, la prudence reste de mise, l’article qui la régit visant toujours les associés réunis en assemblée. Dans une SAS, les statuts choisissent librement les modes de décision (article L227-9). Dans une société civile, la consultation écrite suppose aussi une clause statutaire (article 1853 du Code civil).

Consultation écrite, acte unanime, assemblée : les trois modes

• L’assemblée réunit les associés, physiquement ou à distance, après une convocation.
• La consultation écrite adresse à chaque associé le texte des résolutions et les documents d’information ; chacun vote par écrit dans un délai fixé.
• L’acte unanime constate une décision prise par tous les associés, qui signent le même acte. Aucune convocation n’est nécessaire, mais un seul refus empêche la décision.

La consultation écrite convient aux décisions courantes et aux sociétés dont les associés sont éloignés. Elle permet d’adopter une décision à la majorité, contrairement à l’acte unanime.

Dans une SARL

Une clause statutaire nécessaire

Les décisions sont en principe prises en assemblée. Les statuts peuvent stipuler que toutes les décisions ou certaines d’entre elles peuvent être prises par consultation écrite ou résulter du consentement de tous les associés exprimé dans un acte, y compris par voie électronique, selon les délais et modalités qu’ils définissent (article L223-27, dans sa rédaction issue de la loi n° 2024-537 du 13 juin 2024). Avant cette réforme, l’approbation des comptes devait obligatoirement se faire en assemblée. Le nouvel article L223-27 vise « toutes les décisions », mais l’article L223-26, modifié depuis, prévoit toujours que les comptes sont soumis à l’approbation des associés « réunis en assemblée ». Tant que l’articulation des deux textes n’est pas clarifiée, il est prudent d’approuver les comptes en assemblée. La participation par visioconférence n’est alors pas prise en compte pour le calcul du quorum et de la majorité, le même article l’excluant pour les décisions portant sur les comptes annuels. Beaucoup de statuts anciens ne contiennent pas la clause : il faut alors les modifier avant de recourir à ce mode de décision.

La procédure

Le texte des résolutions proposées et les documents nécessaires à l’information des associés sont adressés à chacun par lettre recommandée. Les associés disposent d’un délai minimal de quinze jours à compter de la réception des projets de résolution pour émettre leur vote par écrit (article R223-22). Les statuts précisent les modalités, notamment le sort d’un associé qui ne répond pas, généralement considéré comme s’abstenant. Il est prudent de respecter ce délai réglementaire même lorsque les statuts organisent une consultation électronique.

Les majorités sont celles de la décision concernée : plus de la moitié des parts pour les décisions ordinaires, deux tiers des parts pour les modifications des statuts dans les SARL récentes. Le calcul se fait sur l’ensemble des parts, puisque tous les associés sont consultés.

Le droit de demander une assemblée

Un ou plusieurs associés détenant la moitié des parts sociales, ou, s’ils représentent au moins le dixième des associés, le dixième des parts, peuvent demander la réunion d’une assemblée (article L223-27). La consultation écrite ne prive donc pas les associés significatifs d’un débat collectif.

Dans une SAS

Les statuts déterminent les formes des décisions collectives (article L227-9) : assemblée, consultation écrite, acte unanime, visioconférence, voire échange de courriels. Ils fixent la procédure : organe qui consulte, contenu de l’envoi, délai de réponse, preuve des votes. En l’absence de clause, la consultation écrite n’est pas possible. Une procédure non conforme aux statuts expose les décisions à une action en nullité, présentée dans notre article sur la nullité des décisions sociales.

Dans une SCI ou une société civile

Les décisions sont prises par les associés réunis en assemblée. Les statuts peuvent prévoir qu’elles résulteront d’une consultation écrite, y compris par voie électronique, selon les délais et modalités qu’ils définissent (article 1853). Les décisions peuvent aussi résulter du consentement de tous les associés exprimé dans un acte (article 1854). Les règles propres aux SCI sont présentées dans notre article sur les décisions collectives dans une SCI.

Constater la décision

La réponse de chaque associé est annexée au procès-verbal, qui mentionne la date d’envoi, la date des réponses, le résultat du vote et la décision adoptée. Le procès-verbal est reporté sur le registre des décisions et signé par le dirigeant. Ces règles sont détaillées dans notre article sur le procès-verbal et le registre des décisions.

Les erreurs fréquentes

• Recourir à la consultation écrite alors que les statuts ne la prévoient pas.
• Envoyer les résolutions sans les documents d’information, par exemple les comptes et le rapport de gestion pour une approbation des comptes.
• Compter les votes avant l’expiration du délai de réponse.
• Ne pas conserver les réponses écrites des associés, qui sont la preuve de la décision.

Exemple

Une SARL compte quatre associés dispersés en France. Ses statuts, modifiés en 2025, autorisent la consultation écrite pour toutes les décisions. Le gérant consulte par écrit les associés sur la nomination d’un cogérant et l’extension de l’objet social : il adresse par lettre recommandée les projets de résolution et les documents utiles, en laissant vingt jours pour répondre. Trois associés représentant 70 % des parts votent pour, le quatrième ne répond pas. Les décisions sont adoptées, et le gérant établit le procès-verbal avec les réponses annexées.