Dépôt des comptes annuels : quel délai et quels documents ?

Les SARL, SAS et sociétés anonymes doivent déposer chaque année leurs comptes au greffe dans le mois qui suit leur approbation, ou dans les deux mois lorsque le dépôt est fait par voie électronique (articles L232-22 et L232-23 du Code de commerce). Pour un exercice clos le 31 décembre et des comptes approuvés le 30 juin, la date limite est donc le 31 juillet, ou le 31 août en ligne. À défaut, le président du tribunal peut enjoindre au dirigeant de déposer les comptes sous astreinte (article L123-5-1).

Quelles sociétés sont concernées ?

L’obligation vise les sociétés commerciales à responsabilité limitée de leurs associés : SARL et EURL, SAS et SASU, sociétés anonymes et en commandite par actions. Les sociétés en nom collectif n’y sont tenues que dans certaines configurations, par exemple lorsque tous leurs associés sont des SARL ou des sociétés par actions. Les sociétés civiles, dont les SCI, ne déposent pas leurs comptes au greffe, sauf régimes particuliers.

Dans quel délai ?

Le délai court à compter de l’approbation des comptes par les associés : un mois pour un dépôt papier, deux mois pour un dépôt électronique (articles L232-22 et L232-23). L’approbation intervient elle-même dans les six mois de la clôture dans une SARL (article L223-26) et dans une société anonyme (article L225-100), sauf prolongation accordée par le juge. Dans une SAS pluripersonnelle, le délai d’approbation dépend des statuts.

Si les associés refusent d’approuver les comptes, une copie de la décision de refus est déposée dans le même délai.

Quels documents déposer ?

• Les comptes annuels : bilan, compte de résultat et annexe. Les micro-entreprises sont dispensées d’établir une annexe.
• La décision d’affectation du résultat, ou un extrait du procès-verbal la contenant.
• Le rapport du commissaire aux comptes sur les comptes annuels, si la société en a un.
• Le rapport de gestion, lorsque la société est tenue de l’établir et n’est pas dispensée de le déposer ; les SAS et sociétés anonymes non cotées en sont dispensées, mais doivent le tenir à la disposition de toute personne qui le demande.
• Les comptes consolidés et le rapport sur la gestion du groupe, pour les sociétés tenues d’en établir.

Les documents sont certifiés conformes par le représentant légal.

Le cas de l’associé unique dirigeant

Dans une EURL dont l’associé unique, personne physique, est gérant, le dépôt au registre de l’inventaire et des comptes annuels dûment signés vaut approbation des comptes (article L223-31). La même règle s’applique à la SASU dont l’associé unique, personne physique, assume la présidence (article L227-9). L’associé n’a pas à établir de procès-verbal d’approbation ; il dépose les comptes et la décision d’affectation dans le délai de six mois suivant la clôture. Notre article sur les décisions de l’associé unique détaille ce régime.

Comment déposer ?

Le dépôt est effectué par voie électronique sur le guichet unique des formalités des entreprises, ou sur support papier auprès du greffe. Le greffier contrôle la complétude du dossier et fait publier un avis au Bulletin officiel des annonces civiles et commerciales. Les comptes deviennent consultables par toute personne, sauf demande de confidentialité.

La confidentialité des comptes

Les micro-entreprises peuvent demander que leurs comptes ne soient pas rendus publics, et les petites entreprises que leur compte de résultat ne le soit pas ; les moyennes entreprises peuvent ne publier qu’une présentation simplifiée de leur bilan et de leur annexe (article L232-25). Certaines sociétés en sont exclues, notamment les sociétés dont l’activité consiste à gérer des titres de participations. La déclaration est jointe au dépôt. Seuils et exclusions sont détaillés dans notre article sur la confidentialité des comptes annuels.

Que risque-t-on en cas de retard ?

L’injonction de déposer

Le président du tribunal peut, d’office ou à la demande de tout intéressé, adresser au dirigeant une injonction de déposer les comptes à bref délai sous astreinte (article L123-5-1). Le greffe relève les défauts de dépôt et les signale. L’astreinte est liquidée si les comptes ne sont pas déposés.

L’amende pénale

Le défaut de dépôt est puni de l’amende prévue pour les contraventions de cinquième classe (article R247-3). La sanction vise le dirigeant.

Les conséquences pratiques

Un défaut de dépôt prolongé attire l’attention du tribunal, dont le service de prévention peut convoquer le dirigeant. Il pénalise la société auprès de ses banques, de ses assureurs crédit et de ses partenaires, qui consultent les comptes publiés.

Calendrier type pour un exercice clos le 31 décembre

• Avant fin mai : arrêté des comptes et établissement du rapport de gestion.
• Avant le 30 juin : approbation des comptes par les associés.
• Avant le 31 juillet : dépôt papier, ou avant le 31 août pour un dépôt électronique.

Lorsque l’assemblée ne peut pas se tenir dans le délai légal, il faut demander une prolongation au président du tribunal avant son expiration, selon la procédure décrite dans notre article sur la prolongation du délai d’approbation des comptes.